Hot en spicy: kennismanagement in organisaties

Gepost door: Corry Gepost op: 25 maart 2012 | 0 Reacties

Tags: ,

Vandaag was het in heel Nederland prachtig weer, behalve op het meest westelijk puntje van Walcheren. In Westkapelle was het nevelig en koud, met dank aan de zeedamp die over dit uiterste puntje van het eiland dreef. En toevallig logeer ik deze weken op dat uiterste puntje, met als gevolg dat ik vanmiddag niet van de zon heb genoten. Natuurlijk, ik had spoorslags in de auto of beter op de fiets moeten springen om ergens anders naar toe te gaan. Niet gedaan. Ik heb me met het onvermijdelijke verzoend en het nadeel als een voordeel geframed. Zo kon ik me deze middag met schrijven bezig houden en zijdelings met mijn werk. Ik heb van alles over kennismanagement op papier gezet. In Jip en Jannekevorm zodat zelfs ik het kan snappen. Interesse? Lees dan vooral verder...

Kennismanagement is hot. Steeds meer beseffen organisaties dat kennis delen cruciaal is om met minder mensen meer werk te verzetten. En dat werk ook nog eens goed te doen, innovatief en creatief en afgestemd op wat gevraagd wordt en nodig is. Slim en effectief samenwerkend met alle partijen die relevant zijn. Kennismanagement is ook spicy, want niet eenvoudig en met een hoog afbreukrisico in de eigen organisatie. Je bent er niet met het beschikbaar stellen van optimale faciliteiten, het vraagt ook inzet op terreinen als cultuur, structuur en leiderschap. Onderstaand artikel is een vertaalslag van wat ik heb gelezen over kennismanagement en hoe ik daar in mijn werkomgeving aan probeer bij te dragen.

Kennismanagement in organisaties

Om slimmer en innovatiever te werken en daarbij tot betere resultaten te komen is het delen van informatie en kennis en het samen nieuwe kennis creëren essentieel. Daarom wordt steeds meer aandacht besteed aan het laagdrempelig ontsluiten van alle benodigde informatie en kennis, het actief delen hiervan via allerlei kanalen en het leggen van verbindingen tussen mensen, die samen gebruik kunnen maken van de beschikbare kennis en deze bovendien verder kunnen verrijken.

Kennis
Kennis is de optelsom van  informatie, ervaring, vaardigheden en attitudes. Kennis is opgenomen in documenten (expliciete kennis) en vooral in hoofden van mensen (impliciete kennis). Wil je als organisatie profiteren van alle beschikbare kennis en deze kennis bovendien optimaal laten aansluiten bij de behoeften van de organisatie, dan moet je investeren in kennismanagement.   

Kennismanagement
Kennismanagement is het beheren van de kennisprocessen in een organisatie met als doel alle kennis die nodig is om de taken uit te kunnen voeren, beschikbaar te krijgen voor alle medewerkers (en samenwerkingspartners).  Aanpak om kennisprocessen te beheren:
a) Vaststellen welke kennis nodig is op grond van visie, missie, strategie en doelen;
b) Inventariseren welke kennis waar beschikbaar is en ontwikkelen van kennis die ontbreekt;
c) Kennis toegankelijk maken (laagdrempelig en begrijpelijk maken van alle kennis, zowel in documenten als in personen);
d) Organiseren en stimuleren dat kennis gedeeld wordt (faciliteiten en houding van mensen);
e) De aanwezige kennis toepassen, periodiek evalueren in het licht van visie, missie, strategie en doelen en de kennis vervolgens waar nodig aanpassen.

Het succes van kennismanagement is afhankelijk van de cultuur van de organisatie, de structuur, de wijze waarop mensen gemotiveerd of beloond worden voor hun inzet bij kennisprocessen en door de middelen om kennisprocessen te faciliteren.

Organisatiecultuur
In een kennisvriendelijke cultuur staan medewerkers open voor nieuwe kennis en zijn bereid om kennis te delen. Individuele betrokkenheid bij de organisatie en de professionele collega's zijn ook belangrijke elementen van een kennisvriendelijke cultuur evenals het communicatieklimaat. Open communicatie, voldoende horizontale en verticale informatie-uitwisseling, betrouwbaarheid van informatie, toegankelijkheid van collega's, samenwerking en onderlinge steun en een algehele cultuur van kennisdeling zijn essentieel.

Motivatie
Motiverende factoren kunnen mensen stimuleren om zich actief met kennis bezig te houden. Zo is het erg motiverend wanneer het hoger management steeds weer aangeeft kennismanagement erg belangrijk te vinden en inbreng ook beloont (feedback, waardering, prijs). Daarnaast is het expliciet stimuleren van creativiteit, experimenteren en leren belangrijk. Een duidelijke visie hebben op het gebied van kennis en deze helder communiceren naar de medewerkers draagt ook bij aan de motivatie. Tot slot is het van belang om belemmeringen in het kennis delen zoveel mogelijk weg te nemen. Hoge werkdruk en daarmee gepaard gaande focus op het primair proces is vaak een belemmerende factor.

Organisatiestructuur
De organisatiestructuur van een organisatie is van invloed op het kennismanagement. Formele hiërarchieën en scheidingen tussen verschillende organisatieonderdelen kunnen de uitwisseling van kennis tussen deze onderdelen tegenhouden. Je moet dan ook flexibel met de grenzen omgaan om kennismanagement te bevorderen. Het is juist belangrijk om te stimuleren dat medewerkers van verschillende organisatieonderdelen met elkaar samenwerken (multidisciplinaire teams, afdelingsoverstijgend) en zo kennis met elkaar delen. Ook is het belangrijk om medewerkers autonomie te geven zelf actief kennis te delen met wie ze dat willen en nodig vinden.

Vastleggen en interactie
Enerzijds richt kennismanagement  zich op het toegankelijk maken van kennis die in de organisatie aanwezig is, zoals via documenten, kenniskaarten (wie weet wat) en een kennisbank waarin medewerkers hun kennis en ervaringen opnemen. Anderzijds is kennis ook gekoppeld aan personen en moet kenniscreatie en -deling vorm krijgen in directe interactie en samenwerking tussen personen. De focus kan per organisatie of organisatieonderdeel verschillen.  Bij innovatieve processen is interactie tussen personen van belang, bij het werken volgens vaste procedures is het vastleggen van kennis in documenten relevant. In beide gevallen is het relevant te weten wie welke kennis heeft.

Kennisinfrastructuur
Een goede kennisinfrastructuur is essentieel voor het succes van kennismanagement. Hierbij zijn de technische infrastructuur (ICT) van belang en organisatorische infrastructuur.

Technische infrastructuur
Een (sociaal) intranet met kennisbank waarin medewerkers hun informatie, vaardigheden en ervaringen opslaan en beschikbaar maken voor collega's, is een voorbeeld van zo'n technische infrastructuur met als belangrijkste onderdelen:

a) de opslag van informatie en kennis (kennisbank);
b) communicatiekanalen tussen de medewerkers (fora, blog, sociale media);
c) faciliteren van actieve kennisdeling en samenwerking  (samenwerken aan een document, online vergaderen)

Organisatorische infrastructuur
Hierbij gaat het er enerzijds om dat de rollen en functies van kennismanagement benoemd worden (kennismanager, kennisafdeling of aandachtsfunctionaris die zorg draagt voor het faciliteren van kennisdeling). Anderzijds gaat het om de inzet van concrete instrumenten voor kennismanagement, zoals mentoring of coaching, persoonlijke ontwikkelplannen, multidisciplinaire teams, bijeenkomsten en andere communicatiekanalen die kennisdeling stimuleren.

Conclusies
Succesvol kennismanagement is afhankelijk van veel factoren, waarbij het zorgen voor een kennisinfrastructuur, het bevorderen van een cultuur die op kennisdelen en samenwerking is gericht, het motiveren van kennisdelen en het wegnemen van belemmeringen essentieel zijn. We zijn er dus niet met het beschikbaar stellen van een intranet inclusief sociale communicatieonderdelen. We moeten ons via sturing (management; borging in processen), faciliteiten (laagdrempelige voorzieningen; wegnemen van belemmeringen) en communicatie actief richten op het bevorderen van kenniscreatie en kennisdelen.

Bronnen: diverse artikelen over kennismanagement.

Ook interessant, artikelen rond interne sociale media op Frankwatching.

 

 


 

 

Plaats je reactie

Comments

No one has commented on this page yet.

RSS feed for comments on this page | RSS feed for all comments